¿Ya mandaron el documento?
AduaDoc controla los documentos requeridos y el estado del expediente.
Plataforma de procesos documentales
Del documento a la decisión.
Convierte los documentos y datos de tus procesos en información estructurada, validada y accionable.
AduaDoc recibe documentos desde diferentes fuentes, extrae y estructura la información, aplica las reglas de tu negocio, detecta discrepancias y faltantes, ejecuta el flujo correspondiente y conserva evidencia de cada paso.
Documentos→Datos→Validación→Acción→Evidencia
- Excel
- XML
- Correo
- API
ADUADOC
Recibiendo
- Datos estructurados
- Validaciones
- Discrepancias
- Incidencias
- Tareas
- Flujo
ResultadoEn espera
El problema
Tus procesos no deberían depender de correos, Excel y memoria.
El problema no son los documentos. Es el trabajo manual que existe alrededor de ellos.
Entre el momento en que llega un documento y el momento en que alguien puede tomar una decisión hay un pegamento manual: personas que leen, capturan, comparan, persiguen faltantes y reconstruyen lo que pasó a partir de hilos de correo.
Ese pegamento no aparece en ningún sistema. Pero detiene operaciones, depende de quién esté disponible y no deja evidencia.
- Un cliente envía una factura por correo.Correo
- Otro documento llega desde otro sistema.Sistema
- Un Excel llega por separado.Adjunto
- Una persona captura la información.Captura
- Otra persona compara los datos.Revisión
- Alguien detecta que falta un documento.Faltante
- Se envía otro correo.Correo
- Alguien pregunta cuál es la versión correcta.¿v2? ¿v3?
- La operación queda detenida.Detenida
¿En qué estado está este expediente?Y alguien tiene que buscarlo.
Situaciones que probablemente reconoces
Esta cifra no cuadra.
AduaDoc compara la información y genera una discrepancia.
¿Quién revisó esto?
Cada operación tiene historial y bitácora.
¿Cuál es la versión correcta?
El expediente mantiene el contexto completo de la operación.
Si Juan no está, nadie sabe cómo hacerlo.
El proceso deja de depender exclusivamente del conocimiento informal.
La transformación
Lo que hoy requiere personas, correos y archivos dispersos puede convertirse en un proceso.
Antes Manual · disperso
- Correo bandeja
- PDF adjunto
- Excel otra versión
- Captura manual persona
- Comparación persona
- Correo “falta esto”
- Corrección persona
- Aprobación por correo
- Excel final ¿cuál?
Nueve pasos, varias personas y ningún registro de lo que ocurrió.
Con AduaDoc Estructurado
- Documentos / Datos entrada
- AduaDoc proceso configurado
- Información estructurada datos
- Validaciones reglas
- Incidencias / Tareas excepciones
- Condiciones / Aprobaciones decisión
- Integraciones / Exportaciones salida
- Resultado + Evidencia bitácora
Un mismo proceso, ejecutado de forma consistente y con evidencia de cada paso.
La plataforma
Una plataforma para convertir documentos en procesos.
Cuatro capacidades que trabajan juntas: entender la información, validarla contra tus reglas, ejecutar lo que corresponde y demostrar lo que ocurrió.
Entender
Convierte documentos en datos.
AduaDoc procesa diferentes tipos de información y la convierte en datos estructurados.
Utiliza IA para extraer información de documentos donde realmente aporta valor. Los archivos Excel se leen directamente, sin necesidad de IA.
- Imagen
- Excel
- XML
Validar
Aplica las reglas de tu negocio.
Los datos se validan mediante reglas configurables. Una discrepancia no es solo un mensaje: puede convertirse en una incidencia dentro del proceso.
- Formatos
- Catálogos
- Fechas
- Totales
- Cantidades
- Tolerancias
- Cruces
- Duplicados
- Obligatorios
Ejecutar
Convierte las decisiones en acciones.
Cuando una condición se cumple o falla, el proceso ejecuta la acción que definiste.
- Crear tarea
- Solicitar aprobación
- Enviar correo
- Llamar una API
- Esperar documento
- Esperar condición
- Avanzar etapa
Demostrar
Todo el proceso queda registrado.
Cada operación conserva lo que pasó, quién intervino y con qué valores. El resultado no es únicamente automatización. Es control.
- Estado
- Historial
- Incidencias
- Tareas
- Valores utilizados
- Responsables
- Evidencia
- Bitácora
Cómo funciona
Tú defines el proceso. AduaDoc lo ejecuta.
-
01
Tu equipo
Define
- Documentos requeridos
- Campos y datos
- Validaciones y reglas
- Condiciones
- Acciones
-
02
AduaDoc
Recibe
Los documentos y datos ingresan mediante las fuentes configuradas para el proceso.
-
03
AduaDoc
Entiende
Clasifica y estructura la información de cada documento.
-
04
AduaDoc
Valida
Compara los datos contra las reglas del proceso y entre documentos.
-
05
AduaDoc + tu equipo
Ejecuta
El flujo genera tareas, incidencias, aprobaciones, notificaciones, integraciones y resultados.
El proceso se configura una vez y puede ejecutarse de manera consistente operación tras operación.
Recorrido
Mira qué ocurre con un documento dentro de AduaDoc.
Siete pasos de una operación de importación. Avanza a tu ritmo o deja que se reproduzca.
1. Se recibe la factura comercial
La factura llega al expediente de la operación. Puede cargarse manualmente o ingresar por las fuentes configuradas.
PDF
Asociado a OP-2026-0418
2. AduaDoc identifica la información
Se clasifica el documento y se localizan los campos definidos en el proceso. Cada valor extraído conserva su nivel de confianza.
Campos identificados
tipo_documentoFactura comercial
fecha2026-10-08
proveedorProveedor Industrial
incotermFOB
peso_bruto10,250 kg
total125,400.00
monedaUSD · revisar
3. El documento se convierte en datos
Las partidas quedan como datos utilizables por las reglas, las tareas y las integraciones del proceso.
| # | Descripción | Fracción | Cant. | Importe USD |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Rodamiento cónico 32210 | 8482.20.01 | 1,200 | 18,600.00 |
| 2 | Retén de aceite 85×110 | 4016.93.04 | 3,500 | 9,450.00 |
| 3 | Engrane helicoidal M3 | 8483.40.99 | 420 | 31,080.00 |
| 4 | Flecha de transmisión 40 mm | 8483.10.99 | 260 | 22,360.00 |
| … 10 partidas más | 43,910.00 | |||
4. Se cruza contra otros documentos
Las reglas del proceso comparan la factura con la lista de empaque, el Excel de partidas y el manifiesto.
ReglaFacturaContraEstado
Peso bruto10,250 kgFactura10,250 kgManifiestoCoincide
Número de bultos42Factura42Lista de empaqueCoincide
Fracciones vs. catálogo14 partidasFactura14 válidasCatálogoCoincide
Valor total125,400.00Factura…Excel de partidasEvaluando
5. Se detecta una diferencia
El valor total no coincide entre documentos y supera la tolerancia definida para esta regla.
Peso bruto10,250 kgFactura10,250 kgManifiestoCoincide
Valor totalUSD 125,400.00FacturaUSD 127,100.00Excel de partidasDiferencia
Diferencia de USD 1,700.00 (1.36 %) · Tolerancia configurada: 0.5 %. Partida 9 aparece con importe distinto en ambos documentos.
6. La discrepancia se convierte en incidencia
No queda como un aviso que alguien tiene que notar: se asigna, tiene fecha límite y bloquea la etapa hasta resolverse.
INC-0412 · Valor total no coincideAbierta
- Responsable
- J. Ruiz · Clasificación
- Fecha límite
- 16 oct · 13:00
- Origen
- Regla “Total factura = Excel”
- Bloquea
- Etapa “Validación”
Tarea: confirmar partida 9 con proveedor
Correo enviado al proveedor
7. El expediente queda actualizado
Documentos, datos, validaciones, incidencias y bitácora quedan en el mismo contexto. Cualquiera puede saber en qué estado está.
Documentos del expediente
PDFOK
PDFOK
XLSINC-0412
XMLOK
Bitácora
- Factura recibida · carga manual
- Extracción completada · 38 campos
- Moneda confirmada · M. Torres
- 11 de 12 reglas cumplidas
- INC-0412 creada · asignada a J. Ruiz
- Correo enviado al proveedor
Documento→Dato→Validación→Incidencia→Acción
Expediente inteligente
No guardes documentos. Construye expedientes inteligentes.
Un expediente tradicional contiene archivos. Un expediente inteligente contiene el contexto completo de una operación.
Expediente tradicional
Una carpeta con archivos. Para saber qué pasó hay que abrirlos uno por uno y preguntar.
Expediente en AduaDoc
Documentos, datos, reglas, validaciones, flujo, incidencias, tareas, evidencia y bitácora, juntos.
Todo lo que ocurrió con una operación queda dentro de su contexto.
EXPEDIENTE · OP-2026-0418Importación · Etapa 3 de 5
1 incidencia abierta
- Documentos4 recibidos · 0 faltantes4/4
- Datos38 campos · 14 partidasEstructurados
- ValidacionesFormatos, catálogos, cruces11/12
- ReglasVersión del proceso v312 reglas
- IncidenciasINC-0412 · Valor total1 abierta
- TareasConfirmar partida 9J. Ruiz
- AprobacionesPendiente de validaciónEn espera
- IntegracionesManifiesto vía APIRecibido
- ResultadoExportación al cerrar incidenciasPendiente
- BitácoraQuién, qué, cuándo y con qué valores24 eventos
Validación
No basta con leer. Hay que saber si la información es correcta.
Extraer datos es solo el inicio. AduaDoc compara documentos entre sí y contra las reglas que definiste.
PDFFacturaDocumento A
XLSExcel de partidasDocumento B
XMLManifiestoDocumento C
Regla · Peso bruto A = CTolerancia 0 kg
Peso factura10,250 kg
Peso manifiesto10,250 kg
Coincidesin acción
Regla · Total A = BTolerancia 0.5 %
Total documento A$125,400
Total documento B$127,100
Diferencia detectadaΔ $1,700 · 1.36 %
Una discrepancia puede generar
Incidencia→Responsable→Fecha límite→Revisión
FormatosCatálogosFechasTotalesCantidadesToleranciasCruces entre documentosDuplicadosInformación obligatoriaDocumentos faltantes
AduaDoc no solamente encuentra información. La pone a prueba contra las reglas de tu proceso.
Inteligencia artificial
IA donde aporta. Reglas donde importa.
AduaDoc utiliza diferentes mecanismos dependiendo del tipo de información. La IA es un componente del proceso, no el proceso.
Documentos no estructurados
La IA ayuda a interpretar PDFs, imágenes y otros documentos donde la información no tiene un formato fijo.
Datos estructurados
Los archivos Excel se leen directamente y se procesan como datos. No se necesita IA para leer lo que ya está estructurado.
Validaciones
Las reglas de tu negocio determinan si los datos cumplen las condiciones establecidas. Son determinísticas y explicables.
Baja confianza
Cuando una extracción requiere revisión, la información pasa por una validación humana antes de continuar.
La IApropone.
Tus reglasvalidan.
Tu equipodecide.
La IA propone. Tus reglas y tu equipo deciden.
Conoce cómo tratamos tus documentos en la Política de uso de IA.
Integraciones
AduaDoc no reemplaza tus sistemas. Los conecta.
AduaDoc funciona como una capa entre los documentos, las personas y los sistemas que ya utilizas.
Entradas
ERP según alcance
CRM según alcance
Sistemas internos webhook / API
Correos fuente configurada
Excel lectura directa
APIs y webhooks entrada
AduaDoc
Expediente · Reglas · Flujo
Expediente · Reglas · Flujo
Salidas
ERP vía API
APIs desde el flujo
Excel exportación
Procesos internos webhook / API
Notificaciones correo
Formatos configurados exportación
DisponibleEntrada mediante webhooks
Los sistemas existentes pueden enviar documentos y datos al proceso.
DisponibleSalida mediante APIs y exportaciones
Los flujos llaman APIs y generan exportaciones en Excel y formatos configurados.
Según alcance y planConectores adicionales
Integraciones específicas con tu ERP u otros sistemas se definen con el alcance del proyecto.
No necesitas reemplazar tu ERP para utilizar AduaDoc.
Casos de uso
Donde los procesos dependen de documentos, datos y validaciones.
AduaDoc es un motor horizontal. Hoy tiene su mayor madurez en comercio exterior y conciliación financiera.
Comercio exterior y aduanas
Recibe y valida la documentación de cada operación, cruza la información entre documentos y mantiene un expediente por operación listo para revisión.
- Facturas
- Listas de empaque
- Excel de partidas
- Fracciones arancelarias
- NICO
- Manifiestos
- AWB
- Cruces de información
- Validaciones
- Expedientes de operación
Agencias aduanales · importadores · exportadores · operadores logísticos
Conciliación financiera
Cruza estados de cuenta, tablas y archivos Excel para detectar diferencias, duplicados y movimientos fuera de tolerancia.
- Estados de cuenta
- Excel
- Tablas
- Movimientos
- Cruces
- Diferencias
- Duplicados
- Tolerancias
- Incidencias
Tesorería · contraloría · cuentas por pagar y cobrar
Otros procesos documentales
El mismo motor puede configurarse para otros procesos. Son aplicaciones posibles que requieren configuración, no soluciones verticales cerradas.
- Expedientes de proveedores
- Validación documental
- Procesos administrativos
- Operaciones logísticas
- Procesos financieros
- Expedientes internos
Evaluamos contigo si tu proceso encaja.
Diferencias
No es OCR, ni un ERP, ni otro gestor documental.
AduaDoc combina expediente, reglas, validación, incidencias y trazabilidad. Así se relaciona con lo que ya usas.
frente a
Excel
Excel calcula.
AduaDoc controla el proceso.
frente a
ERP
El ERP registra operaciones.
AduaDoc trabaja con la información documental y las reglas que ocurren alrededor de ellas.
frente a
Gestor documental
El gestor almacena.
AduaDoc entiende, valida y ejecuta.
frente a
Automatizadores
Las herramientas de automatización conectan aplicaciones.
AduaDoc incorpora expediente, reglas, validación, incidencias y trazabilidad.
Resultados
Lo que cambia en la operación.
Resultados operativos que puedes verificar en tu propio proceso.
Más control sobre cada operación.
Estado, etapa y pendientes visibles por expediente.
Menos captura y comparación manual.
Los datos se extraen y se cruzan según tus reglas.
Discrepancias detectadas antes.
Se identifican al recibir la información, no al final del proceso.
Procesos menos dependientes de personas clave.
El conocimiento vive en el proceso configurado.
Información lista para otros sistemas.
Datos estructurados para exportar o enviar por API.
Evidencia de lo ocurrido.
Bitácora con responsables, fechas y valores utilizados.
Capacidad de operar con mayor volumen.
El mismo proceso se ejecuta igual en cada operación.
Para dirección
Convierte procesos difíciles de controlar en procesos que puedes medir.
- Estado real¿En qué etapa está cada operación?
- Excepciones¿Qué no está cuadrando?
- Responsables¿Quién debe actuar?
- Evidencia¿Qué ocurrió?
AduaDoc no solo automatiza tareas. Convierte procesos operativos en información que puede ser supervisada.
Operaciones · semana 42Vista ilustrativa
Estado realEtapa por operación
Recepción → Cierre
ExcepcionesIncidencias abiertas
Por regla y antigüedad
ResponsablesTareas por persona
Con fecha límite
EvidenciaBitácora completa
Por expediente
| Expediente | Etapa | Excepción | Responsable | Estado |
|---|---|---|---|---|
| OP-0411 | Cierre | — | — | Exportado |
| OP-0418 | Validación | Valor total | J. Ruiz | Incidencia |
| OP-0420 | Recepción | Falta AWB | Proveedor | En espera |
| OP-0422 | Aprobación | — | M. Torres | Por aprobar |
Seguridad y control
Cada operación, con acceso controlado y trazable.
La información de cada organización se mantiene separada y cada acción queda registrada.
- Multiempresa
- Control de acceso
- Historial
- Bitácora
- Evidencia
- Operaciones trazables
- Bajas lógicas
- Control del proceso
Preguntas frecuentes
Lo que normalmente nos preguntan.
¿AduaDoc reemplaza mi ERP?
No. AduaDoc trabaja alrededor del proceso documental y puede intercambiar información con otros sistemas.
¿Necesito dejar de utilizar Excel?
No. Excel puede continuar siendo una fuente o formato de salida. La diferencia es que deja de ser el sistema principal de control del proceso.
¿AduaDoc solamente funciona con PDFs?
No. El sistema contempla diferentes tipos de documentos y datos, incluyendo hojas de cálculo y otros formatos configurados.
¿AduaDoc utiliza inteligencia artificial?
Sí, cuando aporta valor al proceso. La IA se utiliza para determinadas tareas de interpretación y extracción; otras operaciones, como validaciones de negocio, se ejecutan mediante reglas determinísticas.
¿Qué pasa si la IA se equivoca?
La información puede manejar niveles de confianza y revisión humana. Las reglas del negocio siguen siendo las encargadas de determinar las condiciones que debe cumplir una operación.
¿Puedo conectarlo con mis sistemas?
Sí, mediante los mecanismos de integración disponibles, incluyendo webhooks, APIs y exportaciones configuradas.
¿Puedo cambiar un proceso después?
La configuración del proceso puede modificarse y las operaciones mantienen su contexto y versión correspondiente.
¿Para qué tipo de empresas sirve?
Especialmente para organizaciones donde los procesos dependen de documentos, datos, validaciones y múltiples participantes.
¿Cuánto cuesta?
El costo depende del proceso, el volumen de operaciones y las integraciones requeridas. En una demostración revisamos tu caso y te compartimos una propuesta.
Las empresas no tienen un problema de documentos.
Tienen un problema de lo que ocurre después de recibirlos.
- Alguien tiene que leerlos.
- Alguien tiene que capturar los datos.
- Alguien tiene que compararlos.
- Alguien tiene que detectar lo que falta.
- Alguien tiene que decidir qué hacer.
- Y alguien tiene que demostrar qué ocurrió.
AduaDoc convierte todo ese proceso en un sistema.
Documentos. Datos. Reglas. Flujo. Evidencia.
Solicitar una demostración
¿Qué proceso de tu empresa sigue dependiendo de correos y Excel?
Cuéntanos qué documentos recibes, qué información necesitas validar y qué ocurre después. Podemos mostrarte cómo podría estructurarse ese proceso dentro de AduaDoc.
- 1Nos cuentas tu procesoDocumentos, validaciones y personas involucradas.
- 2Lo estructuramos contigoQué se recibe, qué se valida y qué acción sigue.
- 3Te lo mostramos funcionandoCon un ejemplo cercano a tu operación.